استنادا لتوجيهات السيد رئيس الجامعة الاستاذ الدكتور أسامة المشهداني وتنفيذا لما ورد في محضر مجلس الجامعة في جلسته الأخيرة نظّمت لجنة حفظ الوثائق في جامعة نينوى، يوم الخميس الموافق 22 تشرين الأول 2026، ورشة عمل موسعة في قاعة كلية الصيدلة، بمشاركة رؤساء وأعضاء اللجان الفرعية في رئاسة الجامعة وكليات الصيدلة والقانون وتكنولوجيا المعلومات، لمناقشة آليات حفظ الوثائق وتصنيفها وفق التعليمات رقم (4) لسنة 2024.
وتولى رئيس اللجنة، الدكتور عمار مرعي حسن، إدارة الورشة، مستعرضًا الدليل الإرشادي المعتمد والجداول الثلاثة المرفقة بالتعليمات، والمعايير القانونية والإدارية الخاصة بتصنيف الوثائق وتحديد مدد حفظها، سواء الدائمية أو المؤقتة أو القابلة للإتلاف.
وتضمنت الورشة شرحًا لمراحل دورة حياة الوثيقة، بدءًا من إنشائها وتداولها، مرورًا بمراحل حفظها، وصولًا إلى أرشفتها الدائمة أو إتلافها وفق السياقات الأصولية، فضلًا عن توضيح إجراءات حفظ الوثائق وتأمينها وآليات رفع المحاضر الدورية من اللجان الفرعية إلى اللجنة المركزية لغرض المراجعة والمصادقة.
واختُتمت الورشة بمناقشة عدد من الملاحظات والتحديات المتعلقة بعمل اللجان الفرعية، وسبل توحيد إجراءات العمل وضمان التطبيق الدقيق للتعليمات، بما يعزز كفاءة إدارة الوثائق وحفظها وفق الضوابط القانونية والإدارية المعتمدة.
